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  • 医院合同管理内部控制探讨

    2018-11-07 16:13 来源:内部控制管理u乐国际娱乐手机官网 有人参与在线咨询
    摘要:合同管理贯穿医院经济活动的始终,涉及医院收支管理、采购管理、建设项目管理、资产管理等多项业务,需要医院各部门共同参与和管理。文章通过梳理合同管理的主要风险点,分析其内部控制的目标,结合医院合同管理的实际情况,制定合同管理内部控制的措施,防范和控制医院法律和业务风险,从而提高医院的内部管理水平。 关键词:合同管理;内部控制 合同管理是医院经济活动的重要组成部分,根据《行政事业单位内部控制规范》(试行)规定,医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面,建立相应的风险控制机制。通过执行合同管理内部控制,使单位在经济活动中降低交易成本,加速资金周转,提高医院资金使用效率。同时,医院可以有效协调医院内部各部门关系,有利于提升医院公共服务的效率和效果。 一、医院合同管理的定义 医院合同管理是指医院对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中,订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容,审查、监督、控制是合同管理的手段。医院合同管理必须是全过程的,系统性的,动态性的。 二、医院合同管理的主要风险 1.医院合同管理制度和流程不健全,合同管理工作职责分工不明确,合同管理组织领导与协调机制不完善,造成多部门共同管理的边际盲区,影响合同管理的效率和效果。2.违规签订担保、借贷和投资合同;合同调查中忽视被调查对象的主体资格审查;与不具备代理权或超越代理的主体签订合同;合同谈判中忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步;合同内容和条款不完整、表述不严谨或存在重大疏漏和欺诈等导致医院合法利益受损。3.未按照合同条款规定履行合同;未明确事项未及时签订补充协议;合同纠纷处理不当;未按合同规定期限、金额或方式付款,或者在未签订合同的情况下盲目付款,导致医院资金损失。 三、医院合同管理内部控制目标 根据《行政事业单位内部控制规范》(试行)和《行政事业单位内部控制基础性评价指标》要求,医院合同管理内部控制目标主要分为四个部分:1.建立完善的合同管理组织及运行机制;2.在合同订立过程中,确保合同对方主体具有履约资格和能力,减少违约风险。规范合同内容、签订程序,合同相关法定要素齐全,合同登记备案手续完善;3.对合同履行情况进行监控,确保合同变更程序和款项支付合法合规,有效保证业务的开展;4.按照类别开展合同的登记、统计和分析工作,确保合同保管安全可靠,合同信息不被披露。具体见图1。 四、合同管理关键控制措施 (一)合同管理组织及运行机制关键控制措施 1.建立合同管理制度和业务流程控制。针对合同管理各个环节的业务流程、各风险领域查找关键控制点,对合同的起草、谈判、审批、生效、订立、履行、纠纷处理等工作流程进行严格控制。明确业务部门、财务部门、审计部门、合同归口部门的管理权限,确保医院各部门在权限范围内审批合同。规范经济行为,强化风险管理,保证合同管理业务全过程得到有效的控制。2.健全合同管理沟通协调机制。以某三甲医院为例,采购办、项目办、后勤科等作为业务部门,具体负责合同的拟定、执行环节;财务部门履行对合同的财务监督职责,按照合同规定及时结算,监控资金的收入或支出;审计部门作为审核部门,审查合同价格条款、结算期限和方式的合理性,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节;办公室作为合同的归口管理部门,对合同实施统一归口管理,参与合同管理过程,管理合同印章,管理与合同有关的法人授权委托书。各部门之间进行有效的沟通,采取相应的控制措施,促进合同有效地履行。 (二)合同订立关键控制措施 1.严格审查合同签约对方的主体资格、履约能力和资信情况。包括对方资质证明、法人代表或委托代理人的身份证件、授权委托书等证明原件。了解清楚对方市场准入情况、代理资格、信用等级、履约能力,是否有不良记录等,切实从源头上防范合同管理风险。2.建立合同谈判控制机制。可以由医院业务部门、财务部门、审计部门、合同归口管理部门共同组成合同谈判小组,代表医院对合同内容和条款与对方进行磋商。谈判小组应熟悉国家相关法律法规、产业政策、行业监管、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,合理制定本单位谈判策略。重点关注合同核心内容、条款和关键细节,避免合同约定不明确,产生歧义。例如合同只约定“货到付款”,支付方式是现金、支票还是银行转账?货到后是部分支付还是全额支付?合同条款不明确,就会造成双方不必要的纠纷。对于影响重大的经济合同,如大额基建项目合同等,则需要请专业律师参与合同谈判过程,包括合同支付方式、合同标的质量技术标准、履约起止时间、违约责任和争议的解决方式、合同变更或解除条件等,并记录好谈判内容,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究依据。3.建立合同拟定控制机制。医院要明确合同签订的业务范围,各部门要严格审核合同拟定目标是否与医院职责和战略目标一致。加强计划管理,防止因签订合同导致超计划投资、超成本支出的情况出现。医院可以根据日常业务情况,对于药品采购、内部设备管理、后勤管理等签订合同较多的职能管理部门,可以制定一些合同模板,这样可以提高合同拟定效率,防范部分合同管理风险,提高医院合同管理水平。常用的合同模板有医院药品购销合同、医疗设备购销合同、电梯日常维护保养合同、医院维修工程合同、医疗废物处置合同等。4.对合同文本进行严格审核。重点审核合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性。对合同的主体、内容和形式是否合规,是否符合单位的经济利益进行审核。合同签署需填写合同审批表,经财务部门、审计部门、业务主管部门审核,院领导审批,手续办理完毕方可加盖医院印章或合同专用印章。严禁超越权限签署合同,授权签署合同的,要签署授权委托书。合同订立过程关键控制措施,详见图2。 (三)合同履行控制措施 1.建立合同履行监督和变更控制机制。医院业务部门对合同履行过程实施有效的跟踪监控,审计部门会同业务部门共同参与合同的验收,确保按合同规定履行双方义务,积极执行合同条款,保证合同有效履行。一旦发现合同约定不明确或没有约定、显示公平、条款有误或存在欺诈行为,则需要及时补充、转让,甚至解除合同。2.建立合同纠纷控制机制。合同履行过程中发生纠纷,医院业务部门应及时向单位有关负责任人报告,并与对方协商,协商一致的签订书面协议;无法解决的,业务部门向院分管领导和院长报告,咨询医院外聘的律师意见,根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。3.建立合同结算控制机制。财务部门接到业务部门付款申请,审核合同条款、发票等原始凭证交院领导审批后办理结算和账务处理业务。严格按照合同约定付款,及时催收到期应收款。对于未按合同条款约定的付款申请,财务部门有权拒绝付款,并及时反馈业务部门同时向院分管领导汇报。 (四)合同归档评估控制措施 1.建立合同保管和归档控制机制。合同归口管理部门对合同应连续编号,专人管理,建立合同台账。合同管理员将合同分类登记,按时间顺序编号装订,妥善保管。各类合同及台账每年年底归档一次,保存期按档案管理的有关规定办理。医院应加强合同信息安全保密工作,合同归口管理部门履行合同保管职责,规范合同查询、流转和借阅程序。2.建立合同管理检查、评估的控制机制。医院纪检部门、审计部门、合同归口部门应组成评估小组,每年年末对重大合同履行的具体情况进行分析评估。包括合同是否全面履行;合同履行中是否存在不足;合同是否存在违法、违规行为;合同管理内部控制的设计和执行是否有效等。发现合同管理中的不足,要及时改进,不断提高合同管理的效率和效果。随着政府对行政事业单位内部控制工作的日益重视,医院合同管理内部控制得到了一定的发展。加强医院合同管理内部控制建设,需要医院内部各相关部门协调配合,一方面建立健全的制度,规范流程管理,另一方面加强监督检查,对合同内部控制执行情况进行检查,切实提升医院合同管理水平,对提高医院的经济效益具有一定的推动作用。 参考文献: [1]吴龚.医疗卫生机构内部审计精细化管理[M].企业管理出版社,2016. [2]刘畅,马江雪,孟亚丰.构建公立医院经济合同内部控制体系初探[J].医院管理论坛,2015(05). [3]崔静.内部审计监督在医院经济合同管理中的实践应用[J].中国卫生经济,2017(08). 作者:刘欣 单位:梧州市妇幼保健院
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